La presente política de tratamiento de datos personales establece: (i) los términos, condiciones y finalidades sobre las cuales DECO CAKE LATAM SAS efectúa el tratamiento de los datos personales obtenidos de sus accionistas, colaboradores –tanto directos como contratistas-, clientes, consumidores, proveedores y visitantes; (ii) las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información recolectada; y (iii) los procedimientos establecidos para que los titulares de los datos o sus representantes puedan ejercer los derechos inherentes a la protección de datos personales.
El responsable del tratamiento de datos es directamente DECO CAKE LATAM SAS con NIT: 901302030-6
domiciliado en Los Patios, Norte de Santander, ubicada en la Av 6 #32-87 Patios, La Sabana, Teléfonos de
contacto 3228444938 y 3132923741, correo electrónico: gandaramaeugenia@gmail.com
La presente política de tratamiento de datos personales se sujeta a las previsiones del artículo 15 de la
Constitución Política, la Ley 1266 del 2008, la Ley 1581 del 2012, el Decreto 1074 del 2015, el capítulo II del
título V de la Circular Única de la SIC, la Circular 2 del 2015 de la SIC y la sentencia C-748/2001 de la Corte
Constitucional; acoge los principios de legalidad, libertad, finalidad, veracidad o calidad, transparencia, de
acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en la legislación vigente y para su
implementación e interpretación se rige por las definiciones legales.
I. TÉRMINOS, CONDICIONES Y FINALIDADES
Recolección de datos y autorización del titular. Para cumplir su objeto social DECO CAKE LATAM SAS
recauda de sus titulares -y según la categoría a la que corresponda cada uno de ellos-, como máximo la
siguiente información personal: nombres y apellidos, número y fotografía de documento de identificación,
empleador, dirección de correspondencia, dirección de correo electrónico, teléfono, clasificación tributaria,
porcentaje de descuento, cupo de crédito y registro de video y fotografías solicitadas, aparte de las derivadas
de la relación laboral.
La autorización puede constar en un documento físico, digital, electrónico o en cualquier otro formato que
permita garantizar su posterior consulta. Salvo en lo relacionado con los datos que son públicos o relativos al
registro civil de las personas, los requeridos por entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus
funciones legales –para los cuales no se requiere autorización alguna-, o los privados, semiprivados y
sensibles recolectados con una finalidad distinta a la de prospección comercial -para los cuales tampoco se
requiere autorización alguna-, el titular de los datos debe autorizar expresamente DECO CAKE LATAM SAS
almacene, procese y utilice información personal relacionada con datos privados, semiprivados y/o sensibles,
de forma parcial o total, para los fines expresados en la ley y en la presente política, y en caso de presentarse,
la transmisión internacional de datos personales.
DECO CAKE LATAM SAS no recolecta datos personales privados ni sensibles con fines de prospección
comercial, su recolección corresponde al estricto cumplimiento de un deber legal y/o contractual y/o por
razones de seguridad, y en caso de menores –niños, niñas y/o adolescentes- solo se limitará a recolectar
datos de naturaleza pública, velando siempre por el uso adecuado de los datos personales de los menores de
18 años, garantizando el respeto en su tratamiento en interés superior de aquellos, asegurando el respeto a
sus derechos. La forma de recolectar los datos es la siguiente: .- a través del área comercial de manera directa por las
asesoras comerciales B2B, B2C web, B2C cursos o demás personal asociado al área comercial; los laborales,
de manera directa por el área de Gestión del talento humano, los relacionados con los proveedores y
contratistas, directamente por el Gestor de compras y proveedores, los relacionados con el área cartera y
contabilidad, directamente con el área administrativa, contable y financiera.
Tratamiento. La totalidad de la información que reposa en las bases de datos de la empresa es tratada de
diversas maneras: desde la recolección, compilación, organización, procesamiento, sistematización,
reproducción y almacenamiento, hasta su actualización, administración y uso en cumplimiento de las
finalidades legales y de las señaladas en esta política de tratamiento de datos.
Finalidad. Los datos recolectados son utilizados de manera exclusiva para el ejercicio del objeto social de
DECO CAKE LATAM SAS en consecuencia, la política de tratamiento de esta información sólo responde al
cumplimiento de obligaciones legales –incluidas las tributarias, laborales y de seguridad social-, y/o
contractuales y/o razones de seguridad, y al manejo de información interna sobre contratistas, consumidores,
colaboradores, fuerza de ventas, clientes y proveedores, esta última información con fines crediticios, de
publicidad y prospección comercial, según sea el caso, a efectos de darles a conocer eventos organizados por
la empresa y sus resultados, campañas publicitarias y participación de las marcas en actividades concretas,
así como instrucciones, para lo cual -eventualmente– podrá realizar la transmisión internacional de datos
personales.
Vigencia. La política de tratamiento de datos de DECO CAKE LATAM SAS se encuentra socializado
publicado en la vigencia 2022 y se actualiza en la vigencia de marzo 2025 con las partes interesadas, sin
embargo, con la publicación de la presente política de tratamiento de datos informa que la vigencia de las
bases de datos será como mínimo la exigida por los entes de control externo y conforme a las tablas de
retención documental adoptadas por la empresa, pero podrá ser indefinida mientras cumpla con la función del
ejercicio del objeto social de la empresa. Como mecanismo de información, cada que se presente una
actualización a la presente política de tratamiento de datos, se comunicará vía correo electrónico a los
titulares respectivos.
II. CONDICIONES DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información, DECO CAKE LATAM SAS cuenta con
seguridad física en sus instalaciones y una adecuada tecnología que brinda protección razonable en los
procesos de tratamiento de la información, designando colaboradores debidamente capacitados para ello.
Además de lo anterior, proponemos como fundamento el uso de autorizaciones personalizadas para cada uno
de nuestros trabajadores, clientes, y demás personas que en algún momento se vinculen con nosotros, así
mismo proponemos por medio de nuestra red interna, comunicaciones masivas al personal administrativo y
todos los jefes de área.
La confidencialidad y la integridad de los datos almacenados en los sistemas de DECO CAKE LATAM SAS
están protegidos por códigos de acceso y contraseñas que aseguran que solamente empleados autorizados
tengan acceso.
El líder del área administrativa, contable y financiera y la persona que este designe es responsable de la
administración de los controles de acceso a todos los sistemas de Información de la compañía, así como a los diferentes servicios ofrecidos como Internet, Intranet, carpetas compartidas, etc y deshabilitará los códigos de
usuario de las personas que se encuentren en vacaciones, incapacitados y/o en permisos remunerados o no
remunerados, según se encuentre el registro respectivo en el Sistema de información de Nómina, y serán
habilitados de la misma forma. Igualmente se eliminarán los códigos de usuario de los colaboradores que
sean retirados de la nómina.
Adicionalmente, DECO CAKE LATAM SAS señala que la siguiente política deben ser observada
permanentemente, así: Todos y cada uno de los colaboradores de DECO CAKE LATAM SAS están en la
obligación de mantener, preservar y garantizar la veracidad y la calidad de los datos en los Sistemas de
Información que utilicen para su trabajo diario. La Calidad de los Datos en las bases de datos o sistemas de
Archivo es responsabilidad primaria de cada usuario de los Sistemas de Información. Su alteración, mal uso, o
desactualización, será causal de graves sanciones. Ningún colaborador, bajo circunstancia alguna, puede
copiar datos para ser utilizados en Sistemas Externos a DECO CAKE LATAM SAS prueba de esto puede
causar su retiro de la empresa. Todos los colaboradores que manejan datos sobre clientes, están en la
obligación de mantener actualizadas las Bases de Datos, con la última información sobre éstos. Campos en
blanco o datos errados le pueden causar sanciones. Todos los colaboradores de DECO CAKE LATAM SAS
así como para todos los clientes, asesores externos, personal temporal e invitados, quienes hagan uso de los
recursos y servicios de Red y/o Telecomunicaciones provistos por DECO CAKE LATAM SAS es mandatorio y
de expreso cumplimiento observar y seguir la política de tratamiento de datos personales”. Cualquier violación
que se detecte a la confidencialidad, atentando contra la misma o se presente un tratamiento distinto al de la
finalidad indicada en esta política, que implique adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento, será investigada internamente de manera inmediata y, de ser necesario, reportada a las autoridades competentes. En todo caso, se reportará a la autoridad de protección de datos –dentro de la
oportunidad legal- cuando se presenten incidentes o violaciones a la seguridad, o existan riesgos en el
tratamiento de la información de los titulares, y en la primera semana de los meses de febrero y agosto de
cada año, sobre cualquier tipo de reclamación recibida de los titulares durante los seis (6) meses anteriores.
Oficial de Privacidad o de protección de datos.
El líder administrativo, contable y financiero o el colaborador que este asigne de DECO CAKE LATAM SAS
actuará como Oficial de Privacidad o de Protección de Datos y será la persona que al interior de la empresa
tiene las responsabilidades de coordinar, impulsar y supervisar el cumplimiento de las normas sobre
protección de datos personales, procedimientos y medidas de seguridad de la información personal en los
términos de la ley.
Esta persona es quien en nombre y por cuenta del responsable resuelve las consultas y reclamos que los
titulares de información formulen.
El Oficial de privacidad debe:
– Conocer las normas que regulan la protección de datos personales, las formas a través de las cuales se
captura la información de los titulares de datos, como se usa la información personal y los procedimientos de
seguridad de la información personal, incluyendo los informáticos.
– Proponer acciones de mejora en materia de seguridad de la información personal de acuerdo con las condiciones y capacidades del Responsable.
– Responder las consultas y reclamos de los titulares de información.
– Notificar a las diferentes áreas de la empresa sobre la manera de usar la información que ellas manejan o a
la que tengan acceso.
– Elaborar o coordinar la elaboración de documentos de actualización internos en materia de datos
personales.
– Notificar sobre inclusión, actualización o eliminación de datos personales en las diferentes bases.
– Valorar el impacto sobre el marco de privacidad y la protección de los datos personales de nuevos proyectos
o de normas que afecten a la empresa.
– Responder y/o apoyar las respuestas a requerimientos de información o procedimientos adelantados por la
autoridad de protección de datos personales.
– Realizar un informe semestral sobre el número de las consultas y reclamos presentados por los titulares de información.
– Realizar auditorías destinadas a prevenir y detectar infracciones en los procedimientos de protección de los
datos personales.
– Realizar o coordinar la realización periódica de programas de concientización, educación y formación entre
los miembros de la empresa destinados al mejor conocimiento de la legislación que resulte aplicable en
materia de protección de datos.
– Atender las instrucciones y recomendaciones que en materia de protección de datos personales imparta la
SIC. – En general, impulsar y promover buenas prácticas en protección de datos.
DECO CAKE LATAM SAS no cederá a terceros, a ningún título, ni transferirá sus bases de datos ni la
información que las mismas puedan contener sobre datos personales, distinto del cumplimiento de sus
obligaciones legales. Transmisión internacional de datos personales. Dependiendo de la naturaleza de las
relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con
la empresa, la totalidad de su información puede ser transmitida al exterior, sujeto a los requerimientos legales
aplicables y con la aceptación de la presente política se autoriza expresamente para transmitir la información
personal.
DECO CAKE LATAM SAS tomará las medidas necesarias para que esos encargados conozcan y se
comprometan a observar esta política, bajo el entendido de que la información personal que reciban,
únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la empresa, y no podrá ser usada
o destinada para propósito o fin diferente.
III. DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO PARA SU EJERCICIO
Los titulares de los datos tienen derecho en todo momento a conocer, acceder, actualizar y rectificar los datos, solicitar prueba de la autorización, ser informados del tratamiento, quejarse ante la Superintendencia de Industria y Comercio, así como solicitar la revocatoria de la autorización en los casos en que proceda y/o la supresión del dato, así:
– Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, en relación con datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
– Solicitar prueba de la autorización otorgada. Este derecho se podrá ejercer salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
– Ser informado, previa solicitud escrita, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales y acceder en
todo momento a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. – Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato. Este derecho se podrá ejercer sin condición alguna, siempre y cuando corresponda a un dato que no sea necesario para el cumplimiento de un deber legal, que sea público o relativo al registro civil o los requeridos por entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales para los cuales no se requiere autorización alguna y, en todo caso, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Para ejercer estos derechos en relación a DECO CAKE LATAM SAS es necesario contactarse mediante
escrito dirigido al líder administrativo, contable y financiero o a quien este designe, dicha solicitud debe cumplir
los siguientes requisitos: – Identificación completa del solicitante con indicación de nombres y apellidos y documento de identidad. – Debe ser clara y precisa en cuanto al objeto de la misma, esto es: (i) conocimiento, actualización, o
rectificación de los datos; (ii) obtención de la prueba de la autorización; (iii) información sobre el tratamiento;
(iv) revocatoria de la autorización; o (v) supresión del dato. – Indicación de la dirección física o electrónica dónde recibirá la respuesta.
Si la solicitud cumple con estos requisitos deberá ser resuelta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a
su presentación, de lo contrario se le requerirá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su
presentación para que subsane los defectos que se le indiquen, concediendo un término de diez (10) días
para el efecto. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud y esta será archivada.
Si la solicitud es presentada ante una dependencia diferente, la misma deberá ser remitida al líder
administrativo, contable y financiero de manera inmediata para su trámite respectivo.
La atención, análisis y respuesta a toda solicitud relacionada con el tratamiento de datos personales está a
cargo del líder administrativo, contable y financiero o a quién este designe, quien se encargará de
implementar las medidas acordes con la decisión adoptada.
Una vez tramitada la solicitud ante la empresa, el titular que se encuentre inconforme con la respuesta puede
acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio, en procura de hacer valer sus derechos.
